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Daten sicher vernichten – Rechtliche Grundlagen

Seit Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa in Kraft. Sie regelt einheitlich, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umzugehen haben. Dazu gehört nicht nur die ordnungsgemäße Speicherung, sondern auch die datenschutzkonforme Löschung dieser Informationen. Besonders im geschäftlichen Umfeld gewinnt die sichere Vernichtung von Daten zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt, weil das Volumen erhobener personenbezogener Daten in den letzten Jahren stark zugenommen hat. Dabei sind sowohl gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten als auch das bestehende Recht auf Löschung.

Datenvernichtung im Überblick – Was ist zu beachten?

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden. Sobald dieser Zweck erfüllt ist und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, müssen die Daten gelöscht werden (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Das Recht auf Löschung

Nach Artikel 17 Absatz 1 der DSGVO haben betroffene Personen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das bedeutet: Verantwortliche sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern keine Ausnahmeregelungen greifen.

Zur Löschung gehört in vielen Fällen auch die physische Zerstörung von Datenträgern, auf denen sich die entsprechenden Daten befinden. Die Vernichtung solcher Datenträger gilt als wirksame Form der Datenlöschung.

Nicht zulässig ist hingegen eine einfache Entsorgung – etwa das Wegwerfen in den Hausmüll. Diese Vorgehensweise erfüllt nicht die Anforderungen an eine datenschutzkonforme Vernichtung.

Daten sicher vernichten – Papierbasierte Datenträger

Trotz fortschreitender Digitalisierung erfassen viele Unternehmen personenbezogene Daten nach wie vor auf Papier – etwa über handschriftlich ausgefüllte Formulare, ausgedruckte E-Mails, Verträge oder Visitenkarten.

Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 ist genau geregelt, wie solche personenbezogenen Daten zu entsorgen bzw. zu vernichten sind. Dies gilt sowohl für alte Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist als auch bei einem Antrag auf Löschung durch betroffene Personen.

Papierdokumente DSGVO-konform vernichten – so geht’s

Die DSGVO verlangt, dass papiergebundene Daten so vernichtet werden, dass sie nicht wiederhergestellt oder rekonstruiert werden können.

Es reicht also keinesfalls aus, Dokumente einfach zu zerreißen oder in den Papierkorb zu werfen. Diese Methoden bieten keinen ausreichenden Schutz, da Unbefugte auf die Daten weiterhin Zugriff haben könnten – besonders, wenn die Dokumente nur grob oder gar nicht zerrissen entsorgt werden. Eine solche Vorgehensweise verstößt gegen die Datenschutzvorgaben.

Um personenbezogene Daten auf Papier sicher und gesetzeskonform zu vernichten, müssen sie so zerstört werden, dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist. Dabei sind Schutzklassen und Sicherheitsstufen entscheidend – je sensibler die Daten, desto höher die erforderliche Schutzklasse. Eine genaue Übersicht finden Sie auf unserer Seite Schutzklassen und Sicherheitsstufen.


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Welche papiergebundenen Daten müssen vernichtet werden?

Sobald Dokumente sensible oder persönliche Informationen enthalten, müssen sie DSGVO-konform entsorgt werden. Das gilt nicht nur für Unternehmen – auch Privatpersonen sollten sorgsam mit ihren Unterlagen umgehen, da auch im privaten Umfeld Datenmissbrauch möglich ist.

Zu vernichtende Papierdokumente können u.a. folgende Inhalte enthalten:

  • Name und Adresse
  • Kontoauszüge
  • Bankverbindungen
  • Passwörter
  • Rechnungen
  • E-Mail-Adressen
  • Gesundheitsdaten
  • u. v. m.

Eine Übersicht der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für private und geschäftliche Dokumente finden Sie auf unserer Website.

Was beim Vernichten von Papierdaten zu beachten ist

Auch nach der Entsorgung besteht weiterhin das Risiko, dass Dritte Einsicht in sensible Informationen erlangen – besonders, wenn die Vernichtung nicht fachgerecht erfolgt. Ein häufig unterschätztes Risiko ist die Beauftragung externer Dienstleister zur Datenvernichtung. Denn bis zur tatsächlichen Zerstörung bleibt das verantwortliche Unternehmen in der Pflicht. Einen detaillierten Vergleich finden Sie auf der Seite Interne vs. externe Datenvernichtung.

Deshalb empfiehlt es sich, papierbasierte Daten direkt am Entstehungsort – z. B. im Büro – zu vernichten. So kann sichergestellt werden, dass die Informationen nicht in unbefugte Hände geraten. Für diesen Zweck ist ein DSGVO-konformer Aktenvernichter im Büro unverzichtbar.

Gerade im Homeoffice ist das Risiko der ungewollten Einsicht durch Dritte besonders hoch. Daher sollte auch hier ein geeigneter Aktenvernichter zum Einsatz kommen, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Was Sie darüber hinaus beim Thema Datenschutz im Homeoffice beachten sollten, erfahren Sie auf der Seite Datenschutz im Homeoffice.

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